Informativa sulla privacy
Questa informativa spiega quali dati personali trattiamo quando visita il nostro sito web o ci invia una richiesta tramite il sito, su quale base giuridica lo facciamo, a chi li comunichiamo e quali diritti ha.
1. Ambito di applicazione
Questa informativa disciplina il trattamento dei dati personali sul sito web www.orthodental.it: la visita del sito, l’invio dei moduli web, l’iscrizione alla newsletter e l’uso di cookie e tecnologie simili.
OrthoDental eroga le cure esclusivamente nelle proprie cliniche in Slovenia. Questo sito è rivolto ai pazienti italiani che desiderano curarsi in Slovenia; in Italia non offriamo alcuna prestazione. Il piano di trattamento e la cartella clinica sono conservati in Slovenia in conformità alla normativa sanitaria slovena.
Il trattamento della documentazione sanitaria dei pazienti (cartella clinica, radiografie, impronte digitali, piani di trattamento) avviene in un sistema separato di gestione dei pazienti, Flerp Dent, e non è oggetto di questa informativa. I dati inviati tramite un modulo web non vengono trasferiti automaticamente in tale sistema; li inseriamo solo dopo aver fissato un appuntamento. Del trattamento dei dati sanitari la informiamo alla prima visita in clinica.
2. Titolare del trattamento e contatti
| Titolare | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Indirizzo | Vilharjeva cesta 42, 1000 Lubiana, Slovenia |
| Numero di registrazione | 8162158000 |
| Partita IVA | SI 82691029 |
| info@orthodental.si | |
| Responsabile della protezione dei dati | Non nominato. Per qualsiasi domanda sulla protezione dei dati scriva a info@orthodental.si. |
3. Quali dati trattiamo e perché
3.1 Dati tecnici di navigazione (log del server)
A ogni visita del sito il server registra automaticamente l’indirizzo IP, il tipo e la versione del browser, il sistema operativo, la data e l’ora dell’accesso e le pagine visitate.
| Finalità | Erogazione del sito web, funzionamento tecnico, sicurezza e prevenzione degli abusi |
|---|---|
| Base giuridica | Art. 6, par. 1, lett. f) GDPR – nostro legittimo interesse a un sito sicuro e funzionante |
| Conservazione | Fino a 12 mesi; in caso di sospetto abuso, fino alla conclusione dell’indagine o di un eventuale procedimento legale |
3.2 Moduli di contatto e di richiesta appuntamento
Tramite i moduli presenti sul sito raccogliamo nome e cognome, indirizzo e-mail, numero di telefono e l’orario in cui preferisce essere richiamato. I moduli sono gestiti dal fornitore SqualoMail.
La richiesta viene registrata nel nostro sistema di gestione dei contatti (monday.com), dove teniamo traccia dei contatti e della definizione dell’appuntamento. Tale sistema contiene esclusivamente dati di contatto e note sull’andamento della presa di appuntamento – nome, numero di telefono, indirizzo e-mail, sede preferita e stato della chiamata. Sulla base di questi dati la contattiamo, di norma telefonicamente, per fissare una prima visita.
Se non si arriva a un appuntamento, potremmo provare a richiamarla ancora qualche volta, ma non prendiamo l’iniziativa di contattarla per più di 12 mesi dalla richiesta.
Fa eccezione la richiamata concordata: se durante la conversazione ci dice di voler decidere più avanti (ad esempio per un soggiorno all’estero, una gravidanza o altre circostanze personali), annotiamo solo la data in cui richiamarla e la contattiamo in quel momento, anche oltre i 12 mesi. Il motivo del rinvio non viene registrato.
Può chiederci in qualsiasi momento di non contattarla più – basta dirlo al telefono o scrivere a info@orthodental.si. In tal caso cancelliamo dal sistema la sua richiesta e tutti i relativi dati di contatto.
Se fissiamo un appuntamento, inseriamo manualmente i suoi dati di contatto nel sistema di gestione dei pazienti Flerp Dent. Da quel momento si applica il trattamento descritto nella sezione 1.
| Finalità | Risposta alla sua richiesta, definizione di una prima visita ed esecuzione di misure precontrattuali adottate su sua richiesta |
|---|---|
| Base giuridica | Art. 6, par. 1, lett. b) GDPR – misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato |
| Categorie particolari di dati | Alcuni moduli sono pubblicati su pagine dedicate a singole prestazioni (ad esempio Invisalign, impianti dentali, protesi). Dall’invio di tale modulo si può desumere il suo interesse per una determinata cura, il che può costituire un dato relativo alla salute. Trattiamo questi dati ai sensi dell’art. 9, par. 2, lett. h) GDPR (prestazione di cure sanitarie) e li gestiamo con la stessa riservatezza della documentazione clinica. |
| Conservazione | Fino a 5 anni dalla richiesta, se non si arriva a una visita in clinica. Il termine più lungo è giustificato dal fatto che la decisione di intraprendere un trattamento ortodontico viene spesso rinviata e gli interessati tornano su una richiesta precedente anche dopo diversi anni, nonché dai termini di prescrizione di eventuali pretese. Prendiamo l’iniziativa di contattarla solo nei primi 12 mesi, salvo che abbia chiesto lei stessa una richiamata successiva (vedi sopra). Decorsi 5 anni cancelliamo la registrazione da monday.com. Se diventa nostro paziente, alla documentazione sanitaria si applicano i termini di conservazione previsti dalla legge. |
È obbligato a fornire i dati? No. La comunicazione di dati personali tramite un modulo non è un obbligo legale né contrattuale e può essere omessa in qualsiasi momento. Senza dati di contatto, tuttavia, non possiamo rispondere alla richiesta né fissare un appuntamento; in alternativa può telefonarci o venire di persona.
3.3 Newsletter e marketing diretto
Se si iscrive alla newsletter o spunta la casella di consenso in un modulo, le inviamo informazioni sui nostri servizi e sulle nostre offerte via e-mail o SMS.
| Finalità | Informazione su servizi, offerte e novità |
|---|---|
| Base giuridica | Art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – il suo consenso. Se è già nostro paziente o cliente, l’informazione su servizi analoghi può basarsi sull’art. 226, comma 2, della legge slovena sulle comunicazioni elettroniche (ZEKom-2) e, ove applicabile, sulle corrispondenti norme del suo Paese di residenza; ogni messaggio contiene un modo gratuito e semplice per disiscriversi. |
| Conservazione | Conserviamo i dati di contatto finché non revoca il consenso. La prova del consenso (quando e come è stato prestato) viene conservata per tutta la durata del consenso e per ulteriori 5 anni dopo la revoca, per poter dimostrare la liceità del trattamento pregresso. |
Può revocare il consenso in qualsiasi momento tramite il link di disiscrizione presente in ogni messaggio o scrivendo a info@orthodental.si. La revoca non pregiudica la liceità del trattamento effettuato prima di essa e non incide sull’erogazione delle prestazioni sanitarie.
3.4 Cookie, misurazione del traffico e pubblicità
I cookie strettamente necessari vengono installati senza consenso, come consentito dall’art. 225 ZEKom-2. Tutti gli altri cookie – per la misurazione del traffico, la funzionalità e la pubblicità – vengono installati solo dopo il suo consenso, espresso tramite il banner (Cookiebot).
Se rifiuta il consenso, gli strumenti di analisi e pubblicità non vengono caricati affatto, nemmeno in modalità senza cookie. I relativi servizi (Google Analytics, Google Ads, pixel di Meta) vengono attivati solo dopo il suo consenso.
| Base giuridica | Cookie strettamente necessari: art. 225 ZEKom-2 e art. 6, par. 1, lett. f) GDPR. Tutti gli altri: art. 6, par. 1, lett. a) GDPR – consenso. |
|---|---|
| Dettagli | L’elenco dei singoli cookie, le loro finalità e durate sono disponibili nella nostra politica sui cookie. Può modificare il consenso in qualsiasi momento tramite l’icona delle impostazioni cookie sul sito. |
3.5 Moduli sui social network
Oltre ai moduli presenti sul sito utilizziamo anche moduli all’interno delle piattaforme Facebook e Instagram (i cosiddetti moduli istantanei). Se ne compila uno, la piattaforma ci trasmette i dati da lei inseriti – nome, indirizzo e-mail e numero di telefono. Questi dati vengono registrati nello stesso sistema (monday.com) e trattati nello stesso modo e alle stesse condizioni delle richieste inviate tramite il sito. Del trattamento all’interno della piattaforma stessa risponde il gestore della piattaforma secondo la propria informativa sulla privacy.
4. A chi comunichiamo i dati personali
Non vendiamo dati personali. Li comunichiamo solo alle seguenti categorie di destinatari, che li trattano secondo le nostre istruzioni e sulla base di un contratto di trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, salvo diversa indicazione.
| Destinatario | Finalità | Ruolo |
|---|---|---|
| SqualoMail | Moduli web, newsletter, invio dei messaggi | Responsabile del trattamento |
| monday.com Ltd. | Registro delle richieste e presa degli appuntamenti (dati di contatto e note sulle chiamate) | Responsabile del trattamento |
| Flerp Dent | Gestione degli appuntamenti e della documentazione sanitaria – i dati vengono inseriti manualmente solo dopo aver fissato un appuntamento | Responsabile del trattamento |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Maps | Responsabile / contitolare per la pubblicità |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Misurazione delle campagne e retargeting (solo con consenso) | Contitolare |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Gestione e registrazione del consenso ai cookie | Responsabile del trattamento |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenia) | Hosting del sito web | Responsabile del trattamento |
| Microsoft Ireland | E-mail aziendale | Responsabile del trattamento |
Possiamo inoltre comunicare i dati alle autorità competenti quando la legge lo richiede.
5. Trasferimenti verso Paesi terzi
Alcuni dei fornitori sopra indicati fanno parte di gruppi con sede negli Stati Uniti e possono accedere ai dati al di fuori dell’UE/SEE. Tali trasferimenti avvengono ai sensi del Capo V del GDPR, ossia:
- sulla base di una decisione di adeguatezza della Commissione europea (EU-US Data Privacy Framework), quando il destinatario vi è certificato, oppure
- sulla base delle clausole contrattuali tipo di cui all’art. 46 GDPR, integrate da ulteriori misure tecniche e organizzative.
Può richiedere una copia delle relative garanzie scrivendo a info@orthodental.si.
6. Per quanto tempo conserviamo i dati
Conserviamo i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti o per il tempo richiesto dalla legge. I termini specifici sono indicati per ciascun tipo di trattamento nella sezione 3. Decorso il termine, i dati vengono cancellati o resi anonimi in modo irreversibile.
7. I suoi diritti
In relazione ai suoi dati personali ha i seguenti diritti:
- Accesso ai dati personali e a una copia dei dati trattati.
- Rettifica dei dati inesatti e integrazione di quelli incompleti.
- Cancellazione, quando non sussiste più una base giuridica per il trattamento.
- Limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18 GDPR.
- Opposizione al trattamento basato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto.
- Portabilità dei dati che ci ha fornito sulla base del consenso o di un contratto.
- Revoca del consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.
Invii la richiesta a info@orthodental.si o per posta a OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Lubiana, Slovenia. Risponderemo entro un mese dal ricevimento. Tale termine può essere prorogato di al massimo due mesi; in tal caso la informeremo indicandone i motivi. L’esercizio dei diritti è gratuito.
Per proteggere i suoi dati, prima di dare seguito a una richiesta possiamo chiedere ulteriori prove della sua identità.
8. Diritto di reclamo
Se ritiene che il trattamento dei suoi dati personali violi la normativa sulla protezione dei dati, può presentare reclamo all’autorità di controllo:
Commissario per l’informazione della Repubblica di Slovenia (Informacijski pooblaščenec)
Dunajska cesta 22, 1000 Lubiana, Slovenia
gp.ip@ip-rs.si · www.ip-rs.si
In quanto residente in Italia può rivolgersi anche all’autorità italiana: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.
Le saremmo grati se si rivolgesse prima a noi – la maggior parte delle questioni si risolve più rapidamente in questo modo.
9. Processo decisionale automatizzato
Non utilizziamo i suoi dati personali per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici nei suoi confronti o che incidano in modo analogo significativamente sulla sua persona.
10. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita o divulgazione. Tra queste rientrano la connessione cifrata (HTTPS), i controlli degli accessi e la limitazione dell’accesso al personale che necessita dei dati per il proprio lavoro. Tutto il personale e i responsabili del trattamento sono vincolati alla riservatezza.
11. Modifiche di questa informativa
Questa informativa può essere aggiornata periodicamente. A ogni modifica pubblichiamo la nuova versione su questa pagina e aggiorniamo la data dell’ultimo aggiornamento. In caso di modifiche sostanziali che incidono sui suoi diritti la informeremo direttamente – via e-mail, se disponiamo del suo indirizzo, o con un avviso ben visibile sul sito. Il proseguimento dell’uso del sito non costituisce consenso a nuove finalità di trattamento; per queste le chiederemo sempre un consenso separato.
12. Normativa applicabile
Trattiamo i dati personali in conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (Regolamento (UE) 2016/679), alla legge slovena sulla protezione dei dati personali (ZVOP-2) e alla legge slovena sulle comunicazioni elettroniche (ZEKom-2). In caso di discrepanze tra le versioni linguistiche di questa informativa prevale la versione slovena.
Privacy policy (English version)
This policy explains what personal data we process when you visit our website or send us an enquiry through it, on what legal basis, who we share it with, and what rights you have.
1. Scope of this policy
This privacy policy governs the processing of personal data on the website www.orthodental.it: visiting the site, submitting web forms, subscribing to our newsletter, and the use of cookies and similar technologies.
OrthoDental provides treatment exclusively in its clinics in Slovenia. This website is aimed at patients from Italy who wish to be treated in Slovenia; we do not offer any treatment in Italy. Your treatment plan and clinical record are kept in Slovenia in accordance with Slovenian health legislation.
The processing of patient health records (dental chart, radiographs, digital impressions, treatment plans) takes place in a separate patient management system, Flerp Dent, and is not covered by this policy. Data you submit through a web form is not transferred to that system automatically; we enter it only once an appointment has been arranged. We inform you about the processing of health data at your first visit to the clinic.
2. Data controller and contact
| Controller | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Address | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia |
| Company registration number | 8162158000 |
| VAT number | SI 82691029 |
| info@orthodental.si | |
| Data protection officer | Not appointed. Please address all data protection questions to info@orthodental.si. |
3. What we process and why
3.1 Technical visit data (server logs)
Each time you visit the site, the server automatically records your IP address, browser type and version, operating system, date and time of access, and the pages you view.
| Purpose | Delivering the website, technical operation, security and abuse prevention |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(f) GDPR – our legitimate interest in a secure, functioning website |
| Retention | Up to 12 months; where abuse is suspected, until the investigation or any legal proceedings conclude |
3.2 Contact and appointment request forms
Through the forms on this website we collect your name, email address, telephone number and your preferred time for us to call. The forms are operated by SqualoMail.
Your enquiry is recorded in our customer relationship system (monday.com), where we keep track of contacts and appointment scheduling. That system holds only contact details and notes about the scheduling conversation – name, telephone number, email address, preferred location and call status. We use these to contact you, usually by telephone, to arrange a first consultation.
If no appointment is arranged, we may try to reach you a few more times, but we do not initiate contact for longer than 12 months from your enquiry.
The exception is a callback you ask for yourself: if you tell us during the call that you would like to decide later (for example because you are abroad, pregnant, or for other personal reasons), we record only the date on which to call you and contact you then, even beyond 12 months. We do not record the reason for the delay.
You can ask us to stop contacting you at any time – simply say so on the phone or write to info@orthodental.si. We will then delete your enquiry and all associated contact details from our system.
If an appointment is arranged, we manually enter your contact details into our patient management system, Flerp Dent. From that point the processing described in section 1 applies.
| Purpose | Responding to your enquiry, arranging a first consultation, and taking steps at your request prior to entering into a treatment contract |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(b) GDPR – steps taken at your request before entering into a contract |
| Special categories | Some forms appear on pages for specific treatments (for example Invisalign, dental implants, prosthodontics). Submitting such a form may indicate your interest in a particular treatment, which can constitute data concerning health. We process this under Article 9(2)(h) GDPR (provision of health care) and treat it with the same confidentiality as clinical records. |
| Retention | Up to 5 years from your enquiry if no appointment takes place. We justify this longer period on the basis that the decision to undergo orthodontic treatment is often deferred and people return to an earlier enquiry after several years, and by the limitation periods for potential claims. We initiate contact only during the first 12 months, unless you asked for a later callback (see above). After 5 years the record is deleted from monday.com. If you become our patient, the statutory retention periods for health records apply. |
Are you required to provide this data? No. Providing personal data through a form is neither a statutory nor a contractual obligation and you may decline at any time. Without contact details we cannot reply to your enquiry or arrange an appointment; you are welcome to call us or visit in person instead.
3.3 Newsletters and direct marketing
If you subscribe to our newsletter or tick the consent box on a form, we send you information about our services and offers by email or SMS.
| Purpose | Informing you about services, offers and news |
|---|---|
| Legal basis | Article 6(1)(a) GDPR – your consent. If you are already our patient or customer, information about similar services may rely on Article 226(2) of the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2) and, where applicable, the corresponding rules of your country of residence, and every message gives you a free and simple way to unsubscribe. |
| Retention | We keep your contact details until you withdraw consent. We keep the record of the consent itself (when and how it was given) for as long as the consent lasts and for a further 5 years after withdrawal, so that we can demonstrate the lawfulness of past processing. |
You can withdraw consent at any time using the unsubscribe link in any message or by writing to info@orthodental.si. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing before it, and has no effect on the healthcare services we provide to you.
3.4 Cookies, analytics and advertising
Strictly necessary cookies are set without consent, as permitted by Article 225 of ZEKom-2. All other cookies – for analytics, functionality and advertising – are set only after you consent through the consent banner (Cookiebot).
If you refuse consent, no analytics or advertising tools are loaded at all, not even in a cookieless mode. The relevant services (Google Analytics, Google Ads, Meta pixel) are activated only after you give consent.
| Legal basis | Strictly necessary cookies: Article 225 ZEKom-2 and Article 6(1)(f) GDPR. All others: Article 6(1)(a) GDPR – consent. |
|---|---|
| Details | A list of individual cookies, their purposes and durations is available in our cookie policy. You can change your consent at any time using the cookie settings icon on the website. |
3.5 Lead forms on social media
In addition to the forms on this website, we use forms within the Facebook and Instagram platforms (instant forms). If you complete one, the platform passes us the details you entered – name, email address and telephone number. This data is recorded in the same system (monday.com) and processed in the same way and on the same terms as enquiries submitted through the website. Processing within the platform itself is the responsibility of the platform operator under its own privacy policy.
4. Who we share personal data with
We do not sell personal data. We share it only with the following categories of recipient, who process it on our instructions and under a data processing agreement pursuant to Article 28 GDPR, except where stated otherwise.
| Recipient | Purpose | Role |
|---|---|---|
| SqualoMail | Web forms, newsletters, message delivery | Processor |
| monday.com Ltd. | Record of enquiries and appointment scheduling (contact details and call notes) | Processor |
| Flerp Dent | Appointment and health record management – data is entered manually only once an appointment is arranged | Processor |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Google Maps | Processor / joint controller for advertising |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Advertising measurement and retargeting (with consent only) | Joint controller |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Managing and recording cookie consent | Processor |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenia) | Website hosting | Processor |
| Microsoft Ireland | Business email | Processor |
We may also disclose data to competent authorities where required by law.
5. International transfers
Some of the providers listed above belong to groups headquartered in the United States and may access data outside the EU/EEA. Such transfers take place under Chapter V GDPR, namely:
- on the basis of a European Commission adequacy decision (the EU-US Data Privacy Framework), where the recipient is certified under it, or
- on the basis of the Standard Contractual Clauses under Article 46 GDPR, supplemented by additional technical and organisational measures.
You may request a copy of the relevant safeguards at info@orthodental.si.
6. How long we keep data
We keep personal data only for as long as necessary for the purpose for which it was collected, or for as long as the law requires. Specific periods are stated for each type of processing in section 3. Once a period expires we delete or irreversibly anonymise the data.
7. Your rights
In relation to your personal data you have the following rights:
- Access to your personal data and a copy of the data we process.
- Rectification of inaccurate data and completion of incomplete data.
- Erasure where there is no longer a legal basis for processing.
- Restriction of processing in the cases set out in Article 18 GDPR.
- Objection to processing based on legitimate interests, and objection to direct marketing at any time.
- Portability of data you provided to us on the basis of consent or a contract.
- Withdrawal of consent at any time, without affecting the lawfulness of processing before withdrawal.
Send your request to info@orthodental.si or by post to OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenia. We will respond within one month of receiving it. We may extend that period by up to two further months, in which case we will tell you and explain why. Exercising your rights is free of charge.
To protect your data we may ask for additional proof of identity before acting on a request.
8. Right to lodge a complaint
If you believe we are breaching data protection law, you may lodge a complaint with the supervisory authority:
Information Commissioner of the Republic of Slovenia
Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, Slovenia
gp.ip@ip-rs.si · www.ip-rs.si
As you are resident in Italy, you may also contact the Italian supervisory authority: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.
We would be grateful if you contacted us first – most questions can be resolved more quickly that way.
9. Automated decision-making
We do not use your personal data for automated decision-making, including profiling, that produces legal effects concerning you or similarly significantly affects you.
10. Data security
We apply appropriate technical and organisational measures to protect personal data against unauthorised access, loss or disclosure. These include an encrypted connection (HTTPS), access controls, and limiting access to staff who need the data for their work. All staff and contracted processors are bound by confidentiality.
11. Changes to this policy
We may update this privacy policy from time to time. Each time we do, we publish the new version on this page and update the date of last change. Where a change materially affects your rights we will notify you directly – by email if we have your address, or with a clear notice on the website. Continued use of the website does not constitute consent to new processing purposes; for those we will always ask you separately.
12. Applicable law
We process personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (Regulation (EU) 2016/679), the Slovenian Personal Data Protection Act (ZVOP-2) and the Slovenian Electronic Communications Act (ZEKom-2). In case of any discrepancy between the language versions of this policy, the Slovenian version prevails.
Politika zasebnosti (slovenska različica)
Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke obdelujemo, ko obiščete naše spletno mesto ali nam prek njega pošljete povpraševanje, na kateri pravni podlagi to počnemo, komu jih posredujemo in kakšne pravice imate.
1. Obseg te politike
Ta politika zasebnosti ureja obdelavo osebnih podatkov na spletnem mestu www.orthodental.it: obisk spletnega mesta, oddajo spletnih obrazcev, prijavo na e-novice ter uporabo piškotkov in podobnih tehnologij.
OrthoDental izvaja zdravljenje izključno v svojih ordinacijah v Sloveniji. To spletno mesto je namenjeno pacientom iz Italije, ki se želijo zdraviti v Sloveniji; v Italiji storitev ne izvajamo. Načrt zdravljenja in zdravstvena dokumentacija se vodita v Sloveniji v skladu s slovensko zdravstveno zakonodajo.
Obdelava zdravstvene dokumentacije pacientov (zdravstveni karton, rentgenski posnetki, digitalni odtisi, načrti zdravljenja) poteka v ločenem sistemu za vodenje pacientov Flerp Dent in ni predmet te politike. Podatki, ki jih oddate prek spletnega obrazca, se v ta sistem ne prenesejo samodejno; vanj jih vnesemo šele, ko se dogovorimo za termin. O obdelavi zdravstvenih podatkov vas seznanimo ob prvem obisku ordinacije.
2. Upravljavec in kontakt
| Upravljavec | OrthoDental d.o.o. |
|---|---|
| Naslov | Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenija |
| Matična številka | 8162158000 |
| Davčna številka | SI 82691029 |
| E-pošta | info@orthodental.si |
| Pooblaščena oseba za varstvo podatkov | Ni imenovana. Vsa vprašanja glede varstva osebnih podatkov naslovite na info@orthodental.si. |
3. Katere podatke obdelujemo in zakaj
3.1 Tehnični podatki o obisku (dnevniške datoteke)
Ob vsakem obisku spletnega mesta strežnik samodejno zabeleži IP naslov, vrsto in različico brskalnika, operacijski sistem, datum in čas dostopa ter obiskane strani.
| Namen | Prikaz spletnega mesta, tehnično delovanje, varnost in preprečevanje zlorab |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR – zakoniti interes za varno in delujoče spletno mesto |
| Rok hrambe | Do 12 mesecev; v primeru suma zlorabe do zaključka preiskave oziroma pravnega postopka |
3.2 Spletni obrazci za stik in naročanje na pregled
Prek obrazcev na spletnem mestu zbiramo ime in priimek, elektronski naslov, telefonsko številko in podatek o tem, kdaj vas lahko pokličemo. Obrazce izvaja ponudnik SqualoMail.
Oddano povpraševanje se zabeleži v naš sistem za upravljanje odnosov s strankami (monday.com), kjer vodimo evidenco kontaktov in dogovarjanja o terminu. V tem sistemu hranimo izključno kontaktne podatke in opombe o poteku dogovarjanja – ime, telefonsko številko, elektronski naslov, želeno lokacijo in status klica. Na podlagi teh podatkov vas kontaktiramo, običajno po telefonu, in se skušamo dogovoriti za termin prvega pregleda.
Če do dogovora ne pride, vas lahko poskusimo poklicati še nekajkrat, vendar na lastno pobudo ne vzpostavljamo stikov dlje kot 12 mesecev od vašega povpraševanja.
Izjema je dogovorjen kasnejši klic: če nam ob pogovoru sami poveste, da se za pregled želite odločiti pozneje (na primer zaradi bivanja v tujini, nosečnosti ali drugih osebnih okoliščin), si zabeležimo zgolj datum, ko naj vas pokličemo, in vas ob dogovorjenem času kontaktiramo tudi po preteku 12 mesecev. Razloga za odlog ne beležimo.
Kadar koli lahko zahtevate, da vas prenehamo kontaktirati – dovolj je, da to poveste po telefonu ali nam pišete na info@orthodental.si. Vaše povpraševanje in vse pripadajoče kontaktne podatke v tem primeru izbrišemo iz sistema.
Če se dogovorimo za termin, vaše kontaktne podatke ročno vnesemo v sistem za vodenje pacientov Flerp Dent. Od tega trenutka za vaše podatke velja obdelava, opisana v 1. poglavju.
| Namen | Odgovor na vaše povpraševanje, dogovor o terminu prvega pregleda in izvedba ukrepov pred sklenitvijo pogodbe o zdravstveni storitvi |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (b) prvega odstavka 6. člena GDPR – ukrepi na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe |
| Posebne vrste podatkov | Nekateri obrazci so objavljeni na straneh posameznih storitev (npr. Invisalign, zobni implantat, protetika). Iz oddaje takšnega obrazca je mogoče sklepati na vaše zanimanje za določeno zdravstveno storitev, kar lahko pomeni podatek o zdravstvenem stanju. Te podatke obdelujemo na podlagi točke (h) drugega odstavka 9. člena GDPR (izvajanje zdravstvenega varstva) in jih obravnavamo z enako stopnjo zaupnosti kot zdravstveno dokumentacijo. |
| Rok hrambe | Do 5 let od vašega povpraševanja, če ne pride do obiska ordinacije. Daljši rok utemeljujemo s tem, da je odločitev za ortodontsko zdravljenje pogosto odložena in se posamezniki k povpraševanju vrnejo tudi po več letih, ter z zastaralnimi roki za morebitne zahtevke. Na lastno pobudo vas kontaktiramo le v prvih 12 mesecih, razen če ste sami zaprosili za kasnejši klic (glej zgoraj). Po izteku 5 let zapis v sistemu monday.com izbrišemo. Če postanete naš pacient, za podatke v zdravstveni dokumentaciji veljajo zakonski roki hrambe. |
Ali morate podatke posredovati? Ne. Posredovanje osebnih podatkov prek obrazca ni zakonska ali pogodbena obveznost in ga lahko kadar koli opustite. Brez kontaktnih podatkov vam žal ne moremo odgovoriti na povpraševanje niti se dogovoriti za termin; v tem primeru nas lahko pokličete ali obiščete osebno.
3.3 E-novice in neposredno trženje
Če se prijavite na prejemanje e-novic ali označite privolitev v obrazcu, vam pošiljamo obvestila o naših storitvah in ponudbah po elektronski pošti ali SMS.
| Namen | Obveščanje o storitvah, ponudbah in novostih |
|---|---|
| Pravna podlaga | Točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – vaša privolitev. Če ste že naš pacient oziroma stranka, lahko obveščanje o podobnih storitvah temelji na drugem odstavku 226. člena ZEKom-2 in, kjer je to relevantno, na ustreznih predpisih države vašega prebivališča, pri čemer imate v vsakem sporočilu možnost brezplačne in enostavne odjave. |
| Rok hrambe | Kontaktne podatke hranimo, dokler privolitve ne prekličete. Zapis o dani privolitvi (kdaj in na kakšen način je bila dana) hranimo ves čas trajanja privolitve in še 5 let po njenem preklicu, da lahko izkažemo zakonitost pretekle obdelave. |
Privolitev lahko kadar koli prekličete prek povezave za odjavo v vsakem sporočilu ali s sporočilom na info@orthodental.si. Preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem in ne vpliva na izvajanje zdravstvenih storitev.
3.4 Piškotki, merjenje obiska in oglaševanje
Nujno potrebne piškotke naložimo brez privolitve, kot to dopušča 225. člen ZEKom-2. Vse ostale piškotke – za merjenje obiska, funkcionalnost in oglaševanje – naložimo šele po vaši privolitvi, ki jo podate prek pasice za privolitev (Cookiebot).
Če privolitev zavrnete, se orodja za merjenje obiska in oglaševanje sploh ne naložijo, tudi ne v načinu brez piškotkov. Ustrezne storitve (Google Analytics, Google Ads, piksel Meta) se aktivirajo šele po vaši privolitvi.
| Pravna podlaga | Nujno potrebni piškotki: 225. člen ZEKom-2 in točka (f) prvega odstavka 6. člena GDPR. Vsi ostali: točka (a) prvega odstavka 6. člena GDPR – privolitev. |
|---|---|
| Podrobnosti | Seznam posameznih piškotkov, njihove namene in trajanje najdete v politiki piškotkov. Privolitev lahko kadar koli spremenite prek ikone za nastavitve piškotkov na spletnem mestu. |
3.5 Obrazci na družbenih omrežjih
Poleg obrazcev na spletnem mestu uporabljamo tudi obrazce znotraj platform Facebook in Instagram (t. i. neposredni obrazci). Če takšen obrazec izpolnite, nam platforma posreduje podatke, ki ste jih v njem navedli – ime, elektronski naslov in telefonsko številko. Ti podatki se zabeležijo v istem sistemu (monday.com) in jih obdelujemo na enak način ter pod enakimi pogoji kot povpraševanja, oddana prek spletnega mesta. Za obdelavo podatkov znotraj same platforme je odgovoren upravljavec platforme v skladu s svojo politiko zasebnosti.
4. Komu posredujemo osebne podatke
Osebnih podatkov ne prodajamo. Posredujemo jih le naslednjim kategorijam prejemnikov, ki podatke obdelujejo po naših navodilih in na podlagi pogodbe o obdelavi po 28. členu GDPR, razen kjer je navedeno drugače.
| Prejemnik | Namen | Vloga |
|---|---|---|
| SqualoMail | Spletni obrazci, e-novice, pošiljanje sporočil | Obdelovalec |
| monday.com Ltd. | Evidenca povpraševanj in dogovarjanja o terminu (kontaktni podatki in opombe o klicih) | Obdelovalec |
| Flerp Dent | Vodenje terminov in zdravstvene dokumentacije – podatke vnesemo ročno šele ob dogovorjenem terminu | Obdelovalec |
| Google Ireland Ltd. | Google Analytics 4, Google Ads, Google Tag Manager, Zemljevidi Google | Obdelovalec / soupravljavec za oglaševanje |
| Meta Platforms Ireland Ltd. | Merjenje uspešnosti oglasov in ponovno trženje (le ob privolitvi) | Soupravljavec |
| Usercentrics A/S (Cookiebot) | Upravljanje in beleženje privolitev za piškotke | Obdelovalec |
| NEOSERV, d.o.o. (Slovenija) | Gostovanje spletnega mesta | Obdelovalec |
| Microsoft Ireland | Poslovna elektronska pošta | Obdelovalec |
Podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim organom, kadar to zahteva zakon.
5. Prenosi v tretje države
Nekateri od zgoraj navedenih ponudnikov so del skupin s sedežem v Združenih državah Amerike in lahko do podatkov dostopajo zunaj EU oziroma EGP. Takšni prenosi potekajo na podlagi V. poglavja GDPR, in sicer na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti (Okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov), kadar je prejemnik vanj vključen, ali na podlagi standardnih pogodbenih klavzul iz 46. člena GDPR, dopolnjenih z dodatnimi tehničnimi in organizacijskimi ukrepi. Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na info@orthodental.si.
6. Kako dolgo hranimo podatke
Osebne podatke hranimo le toliko časa, kolikor je potrebno za namen, za katerega so bili zbrani, oziroma toliko časa, kolikor to zahteva zakon. Konkretni roki so navedeni pri vsaki vrsti obdelave v 3. poglavju. Po izteku roka podatke izbrišemo ali nepovratno anonimiziramo.
7. Vaše pravice
V zvezi z vašimi osebnimi podatki imate pravico do dostopa do podatkov in kopije, popravka netočnih in dopolnitve nepopolnih podatkov, izbrisa, omejitve obdelave, ugovora obdelavi na podlagi zakonitega interesa in kadar koli ugovora neposrednemu trženju, prenosljivosti podatkov ter preklica privolitve.
Zahtevo pošljite na info@orthodental.si ali po pošti na OrthoDental d.o.o., Vilharjeva cesta 42, 1000 Ljubljana. Odgovorili vam bomo najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve. Ta rok lahko podaljšamo za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo skupaj z razlogi. Uveljavljanje pravic je brezplačno. Zaradi zaščite vaših podatkov lahko pred obravnavo zahteve zahtevamo dodatna dokazila o vaši istovetnosti.
8. Pravica do pritožbe
Če menite, da pri obdelavi vaših osebnih podatkov kršimo predpise, lahko vložite pritožbo pri nadzornem organu: Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, www.ip-rs.si. Hvaležni bomo, če se pred tem obrnete na nas.
Če prebivate v Italiji, se lahko obrnete tudi na italijanski nadzorni organ: Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, www.garanteprivacy.it.
9. Avtomatizirano odločanje
Vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev, vključno z oblikovanjem profilov, ki bi imele pravne učinke ali bi na vas podobno znatno vplivale.
10. Varnost podatkov
Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred nepooblaščenim dostopom, izgubo ali razkritjem. Med drugim uporabljamo šifrirano povezavo (HTTPS), nadzor dostopa in omejevanje dostopa na zaposlene, ki podatke potrebujejo za svoje delo. Vsi zaposleni in pogodbeni obdelovalci so zavezani k varovanju zaupnosti.
11. Spremembe te politike
Politiko zasebnosti lahko občasno posodobimo. Ob vsaki spremembi objavimo novo različico na tej strani in posodobimo datum zadnje spremembe. Ob vsebinsko pomembnih spremembah, ki vplivajo na vaše pravice, vas bomo obvestili neposredno. Nadaljnja uporaba spletnega mesta ne pomeni privolitve v nove namene obdelave; za te vas bomo vedno posebej zaprosili.
12. Veljavni predpisi
Osebne podatke obdelujemo v skladu s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in Zakonom o elektronskih komunikacijah (ZEKom-2). V primeru neskladja med jezikovnimi različicami te politike velja slovenska različica.
